Por mais que você seja um bom mecânico ou um bom administrador de oficina, pode acontecer de faltar insumos ou peças para execução de um serviço. As razões para isso acontecer variam, desde peças que vêm erradas do fornecedor até um desencontro entre sistema e estoque físico.
Resolver isso 100% é praticamente impossível e, mesmo sendo uma pessoa organizada, também sofri com isso em algumas oportunidades. Todavia, com o passar dos anos, fui adaptando processos internos até chegar a um ponto satisfatório. E a boa notícia é que não são necessários grandes investimentos ou soluções complexas.
Vou compartilhar alguns aprendizados e ações que tomei neste sentido:
1. Já na fase de orçamento, verificar a disponibilidade das peças e insumos – tanto no estoque da oficina, como junto ao fornecedor.
2. Aprovado o orçamento, abrir a OS e logo em seguida começar a separação das peças e insumos. Eu utilizava caixas de papelão padronizadas (que inclusive cabiam certinho naquelas prateleiras metálicas – ficava bonito e organizado) para colocar as peças e insumos. Cada caixa tinha uma etiqueta (padronizada também – tinha várias impressas para ganhar tempo) com número de OS, nome do cliente e modelo da motocicleta
Sobre as caixas, o ideal seriam caixas de materiais rígidos, mas os valores são bem elevados. Acabei encontrando nas caixas de papelão uma solução muito atrativa – existem empresas de caixas que comercializam a preços muito atrativos as tais caixas “viradas”.
3. Nesta caixa colocava também uma espécie de OS versão mecânico, onde ficava fácil saber o que era para ser feito e identificar se faltava alguma peça. As peças que estavam separadas recebiam uma marcação neste documento. Assim, tinha uma visão prática do que estava acontecendo.
4. Já citei em artigos anteriores sobre um mecânico que preparava com antecedência o dia seguinte de trabalho e como isso impactava positivamente na oficina. Esta etapa é outra recomendação que faço. Eu diria até que seria um ensaio para execução do serviço, onde o mecânico coloca a moto no elevador, confere a moto, a OS e as peças – tudo para mitigar possíveis imprevistos.
E por que vale a pena este esforço?
1. Não ser pego de
surpresa durante a execução do serviço. Imagina desmontar a moto e
saber que a concessionária está pedindo 3 meses para disponibilizar
a peça?!
2. Otimizar o fluxo
de trabalho. Sabendo que terá dificuldade com o fornecimento de
algo, você pode encaixar outro serviço na frente. Evita-se, desta
forma, manter mecânico parado ou acumulação de motos no pátio.
3. Ter margem para
resolver imprevistos, como envio de peça errada pelo fornecedor
4. Ter um controle
melhor do estoque e poder identificar produtos com mais demanda. Isso
é uma oportunidade de ter em estoque peças com maior saída (curva
A). Isto reflete em maior agilidade nos serviços e a possibilidade
de obter peças a preços menores.
5. Evitar o
“compartilhamento” de peças. Pode acontecer de ter 1 peça para
atender 2 OS – e isso é uma baita dor de cabeça. Separando
antecipadamente as peças, isto não ocorre mais.
Ideia final
Deixar para retirar
a peça ou insumo do estoque no último momento pode não ser a
melhor atitude. Ainda mais para quem trabalha com motos premium, cuja
disponibilidade das peças é um fator crítico.
Hoje até está
fácil, mas no começo dos anos 2000, você poderia ter que esperar
até 6 meses por uma peça. Imagina seu cliente esperando a moto para
viajar com os amigos e você descobre que a peça não chegará a tempo?! É muito chato passar por isso e
terrível para os negócios. Então, peço para ficarem atentos a
esta questão.
E, se tiver algum
questionamento a respeito, estou à disposição.
Nenhum comentário:
Postar um comentário