Uma oficina cheia normalmente parece uma oficina saudável. Moto entrando, telefone tocando, mecânico ocupado, peças chegando e serviço sendo entregue. Parece tudo bem, mas talvez não esteja...
Uma oficina pode trabalhar bastante, faturar bons números e ainda sofrer todo mês para pagar fornecedores, salários e impostos. É justamente aí que alguns indicadores podem ajudar.
A inspiração para este artigo veio de um vídeo recente do Sr. Fábio Moraes do canal UltraCar. Ele comercializa sistemas de gestão para oficinas mecânicas e produz bons conteúdos para quem se interessa pela área de gestão - mesmo que não seja específico para o segmentos de motocicletas.
Mas antes de tudo: o que é um indicador?
Um indicador é basicamente um número que ajuda você a entender alguma coisa importante sobre sua empresa.
Pode mostrar quanto a oficina vende, quanto custa mantê-la funcionando, quantos veículos passam por ela, quanto cada cliente gasta em média ou se haverá dinheiro suficiente para pagar as contas daqui a algumas semanas.
O Sebrae trata a gestão por indicadores justamente como uma forma de acompanhar os resultados da empresa a partir de dados, reduzindo decisões baseadas apenas em suposições. Quando identificados de maneira consistente, esses números ajudam a identificar problemas, acompanhar metas e perceber quando é preciso mudar de direção.
Os indicadores em si não vão administrar a oficina por você, mas serão essenciais para tomada de decisões de forma racional. Quanto menos você "achar" na gestão da oficina, melhor.
Existem uma série de indicadores que podem ser úteis, mas até para o artigo não ficar muito grande, vou citar os mais básicos e futuramente vamos aprofundando.
1. Faturamento
Provavelmente é o número mais conhecido. Faturamento é tudo aquilo que a oficina vendeu dentro de determinado período, independentemente de quando receberá o dinheiro.
Se você vendeu R$ 80 mil durante o mês, esse foi seu faturamento — mesmo que parte dessas vendas tenha sido parcelada no cartão e o dinheiro ainda não tenha entrado na conta. Essa diferença parece óbvia, mas é importantíssima - faturamento não é dinheiro disponível no caixa.
Todavia, mais interessante do que simplesmente saber quanto faturou neste mês é acompanhar o histórico. Compare os últimos meses. Existem períodos mais fortes? Outros mais fracos? O faturamento está crescendo? Uma queda foi pontual ou vem se repetindo?
No vídeo da UltraCar, o Sr. Fábio também chama atenção para oscilações muito grandes. Um mês excepcional de vendas normalmente significa também maior compra de peças e, consequentemente, compromissos maiores com fornecedores nos meses seguintes.
Esse aumento na compra de peças também precisa ser administrado com cuidado. Um estoque mal dimensionado pode consumir justamente o caixa que a oficina precisa para funcionar. Esse assunto foi tratado com mais detalhes em Como montar o estoque de uma oficina de motos premium sem travar o caixa.
Perceba que já começamos a sair do simples “quanto vendi” para tentar entender o que aquele número está dizendo.
2. Custos fixos e variáveis
Agora precisamos descobrir quanto custa manter aquela máquina funcionando.
De maneira simplificada, custos fixos são aqueles que não acompanham diretamente a quantidade de serviços realizados. Aluguel é um exemplo fácil.
Já os custos variáveis mudam conforme a operação. Peças são um bom exemplo: quanto mais serviços você vende, normalmente mais peças precisa comprar.
Conhecer esses números é fundamental porque faturamento alto não significa necessariamente resultado alto.
Uma oficina pode aumentar bastante suas vendas e, ao mesmo tempo, aumentar ainda mais seus custos. No final do mês, o proprietário trabalhou muito mais sem necessariamente ganhar mais.
No vídeo citado aparece uma comparação interessante: observar quanto a oficina possui de custo fixo e comparar esse valor com aquilo que consegue gerar em venda de mão de obra. A proposta não é olhar apenas um mês isolado, mas acompanhar essa relação ao longo do tempo.
Independentemente da metodologia utilizada, existe uma pergunta básica que todo gestor deveria conseguir responder: quanto custa manter minha oficina aberta todo mês?
Sem essa resposta fica difícil definir preço de mão de obra, contratar alguém, comprar equipamento, planejar crescimento ou até saber se determinado faturamento realmente é bom.
Esse conhecimento também é fundamental na hora de definir quanto cobrar pelos serviços. Inclusive, já falamos mais sobre isso no artigo Preços e oficinas premium.
3. Fluxo de caixa
Podemos discutir se fluxo de caixa é propriamente um indicador ou uma ferramenta de gestão. Na prática, pouco importa o nome - você precisa dele.
O fluxo de caixa acompanha aquilo que entra e aquilo que sai da empresa. Mas sua grande utilidade está em permitir olhar um pouco para frente.
Imagine que hoje sua oficina tenha R$ 30 mil disponíveis. Parece ótimo, certo?
Só que daqui a dez dias vencem R$ 18 mil em fornecedores, R$ 12 mil em folha e R$ 5 mil em impostos. Ao mesmo tempo, boa parte das vendas realizadas neste mês será recebida somente depois disso - ou seja, sem projeção, você descobre o problema no dia do vencimento.
Já com fluxo de caixa, descobre-se isso algumas semanas antes e essa antecedência muda completamente sua capacidade de agir. Desta forma é possível reorganizar pagamentos, cobrar recebimentos pendentes, segurar determinado investimento ou simplesmente evitar uma compra que poderia esperar.
4. Número de passagens
Esse é um indicador bastante interessante para oficinas.
O Sr. Fábio entende o termo passagem como sendo basicamente o veículo cujo atendimento foi concluído dentro daquele período. O vídeo considera na contagem os veículos entregues ou aqueles cujo serviço já foi pago.
E por que isso interessa? Porque finalmente conseguimos colocar um número naquela frase: "Minha oficina vive cheia."
Ok, tudo bem. Mas quantos veículos realmente passaram por ela no mês?
Imagine duas oficinas que faturaram os mesmos R$ 100 mil. Uma precisou atender 100 veículos e a outra, 50. As duas faturaram igual, mas a operação necessária para chegar ao mesmo resultado foi bastante diferente.
Mais veículos significam mais recepções, mais orçamentos, mais conversas com clientes, mais compras de peças, mais abertura e fechamento de ordens de serviço e maior movimentação dentro da oficina.
Também, não significa que receber menos veículos seja necessariamente melhor. Significa apenas que volume sozinho não conta a história inteira. E é justamente por isso que os indicadores ficam mais interessantes quando começam a ser analisados juntos.
5. Ticket médio
É aqui que faturamento e passagem finalmente se encontram. A conta é simples:
Ticket médio = faturamento ÷ número de passagens
Se sua oficina faturou R$ 100 mil atendendo 100 veículos, o ticket médio foi de R$ 1.000.
Se faturou os mesmos R$ 100 mil atendendo 50 veículos, foi de R$ 2.000.
Mas saber o número é apenas o começo. Algumas perguntas devem ser feitas:
Vale fazer uma ressalva importante aqui: aumentar ticket médio não significa inventar serviço. Olhando a moto do cliente você pode verificar a oportunidade de oferecer um serviço ou produto que possa realmente agregar para o seu cliente, por exemplo.
E especialmente em uma oficina que trabalha com um público mais exigente, confiança vale muito mais do que alguns reais extras numa ordem de serviço.
O interessante acontece quando você cruza os números
Isoladamente, nenhum desses indicadores consegue explicar completamente o que está acontecendo na sua empresa. Imagine que o faturamento cresceu 15% - Ótima notícia? Talvez.
Agora descobrimos que o número de passagens cresceu 30%. Nesse caso, o ticket médio caiu. Por quê?
Ou o faturamento subiu, mas a compra de peças aumentou ainda mais e o fluxo de caixa mostra que daqui a 30 dias faltará dinheiro.
Ou ainda: o número de passagens caiu, o ticket médio aumentou e o faturamento permaneceu praticamente igual.
Também, existe a possibilidade da oficina estar realizando serviços maiores ou atendendo um perfil diferente de cliente.
Nenhuma dessas situações necessariamente é boa ou ruim sem contexto. Mas agora temos algo para investigar. E quando os números começam a conversar entre si, informações realmente úteis para o gestor ficam disponíveis.
Não precisa transformar a oficina na NASA
Todavia, depois de começar a estudar indicadores, é fácil cair na armadilha oposta que seria começar a medir tudo: taxa disso, índice daquilo, três gráficos para uma informação que ninguém sabe exatamente para que serve, etc...
Se você nunca acompanhou indicadores, começar elaborando estudos sobre faturamento, custos, fluxo de caixa, passagens e ticket médio já proporcionam uma visão muito melhor da empresa.
Conforme a gestão amadurece, outros números podem entrar: margem, produtividade, horas disponíveis e horas vendidas, aprovação de orçamentos, retrabalho, giro de estoque, tempo médio de permanência do veículo e vários outros.
O estoque, inclusive, possui seus próprios indicadores e merece ser acompanhado separadamente. No artigo Como organizar e controlar o estoque de uma oficina de motos, mostramos algumas formas simples de fazer esse controle.
Em resumo, faça o simples bem feito.
Gestão não elimina problemas
Existe uma observação feita pelo Sr. Fábio no vídeo mencionado anteriormente que resume muito bem esta questão: fazer gestão não significa deixar de ter problemas - significa estar mais preparado para identificá-los, corrigi-los e tentar evitar que se repitam.
Talvez seja essa a melhor maneira de entender indicadores. Eles não vão consertar uma oficina mal administrada, mas podem mostrar que alguma coisa está errada enquanto ainda existe tempo para agir.
Existe uma diferença enorme entre descobrir no começo do mês que o caixa ficará apertado daqui a três semanas e descobrir isso quando o boleto vence amanhã. Muitas vezes é neste tipo de situação em que o gestor começa a tomar uma série de más decisões que ao se acumularem, podem até levar o negócio a falência.
Sim, administrar uma oficina requer alguma dose de experiência, percepção e até intuição também. Entretanto, não dá para depender exclusivamente delas.
Para quem deseja se aprofundar
Se quiser se aprofundar no assunto, vou compartilhar alguns conteúdos que foram em alguma medida consultados para fazer o artigo, inclusive o vídeo do Sr. Fábio Moraes - aliás, tem bastante coisa interessante no canal dele a respeito do assunto:
Gestão para Oficinas / UltraCar — 5 Indicadores que Todo Dono de Oficina Precisa Acompanhar
Foi a principal inspiração para este artigo. Fábio Moraes aborda faturamento, custos fixos e variáveis, fluxo de caixa, passagens e ticket médio de maneira direcionada ao cotidiano das oficinas.
Link do vídeo
Sebrae — Gestão por indicadores
Uma boa introdução para entender o que são indicadores, como utilizá-los e por que acompanhar números ao longo do tempo ajuda na tomada de decisões.
Gestão por indicadores — Sebrae
Sebrae — Fluxo de caixa
Material para entender melhor como projetar entradas e saídas e antecipar necessidades financeiras.
Fluxo de caixa — Sebrae
Sebrae — Indicadores para seu negócio
Curso para quem quiser avançar um pouco mais no uso de indicadores dentro da própria empresa.
Indicadores para seu negócio — Sebrae
Sebrae-ES — Painel Setorial de Reparação Automotiva
Material específico sobre o setor, com informações e indicadores voltados à realidade de empresas de reparação automotiva.
Painel Setorial de Reparação Automotiva — Sebrae
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